Die Informationen des Inventars CERAMICA CH sind folgendermassen gegliedert:

• Bezeichnung des Objekts bzw. Gefässtyps
• Produktionsregion oder Herstellungsort, Hersteller und Datierung, falls bekannt.
• Kurze Beschreibung des Objekts mit Technik, Form und Dekor.
• Marken: Falls vorhanden kurze Beschreibung der Marke oder der Marken auf dem Objekt.
• Masse: Randdurchmesser («Rdm.»), Durchmesser («D.») – Höhe («H.») – Breite («B.» oder «Br.») – Tiefe («T.»)
• Besitzende Institution oder Museum
• Inventarnummer (Initialen der Institution und Inventarnummer)
•  Art und Datum der Erwerbung. Falls Art und Datum der Erwerbung unbekannt sind, schreiben wir «Altbestand, ohne Datum», selbst wenn die Erwerbung relativ neu ist.
• Bibliografische Angaben («Biblio.»): Literaturverweise für Objekte, die in der Literatur abgebildet und/oder erwähnt sind (vor allem Publikation CERAMICA CH I–III). Diese Angaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
• Vergleiche («Vgl.»): Verweise auf Publikationen mit Illustrationen vergleichbarer Objekte oder mit Hinweisen für eine Zuschreibung oder Datierung. Verweise auf Objekte in anderen Museen. Diese Angaben erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
• Copyright/Fotograf: Hinweis auf den Inhaber der Bildrechte und den Fotografen bzw. die Fotografin soweit bekannt
• Bearbeiter: Angabe zum Ersteller und dem Datum der letzten Bearbeitung des Inventareintrages.

Den Angaben können ergänzende Informationen aus alten Inventaren (Kommentare, alte Zuschreibungen) zwischen Anführungszeichen oder Bemerkungen des Autors ohne Anführungszeichen beigefügt sein. Zwischen verschiedenen Einträgen in der Bilddatenbank wird mit Angabe der Inventarnummer verwiesen.